Działalność nierejestrowana a KSeF - co czeka mikroprzedsiębiorców w 2026?

Działalność nierejestrowana to najprostszy sposób dorabiania bez zakładania firmy — wystarczy, że mieścisz się w limicie przychodów (od 2026 r. 10 813,50 zł na kwartał). Mimo tego luzu formalnego, od 2026 roku nawet takiej działalności zaczynają dotyczyć zasady VAT. A skoro w VAT jesteś traktowany jak podatnik, to przy sprzedaży B2B wchodzisz również w obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF. W tym artykule w prosty i konkretny sposób wyjaśniamy, kiedy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF, jak wystawić e-fakturę bez firmy, czy potrzebujesz NIP-u oraz w jakich sytuacjach KSeF Cię nie obejmuje.

Czy działalność nierejestrowana to działalność gospodarcza?

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, nie musisz:

• zakładać firmy w CEIDG,

• płacić ZUS-u,

• prowadzić pełnej księgowości,

• składać comiesięcznych deklaracji podatkowych,

• posiadać firmowego konta ani całej biurokratycznej otoczki, którą mają przedsiębiorcy „na pełny etat”.

Myślisz, że to oznacza wolność? Pozwól, że odwołamy się do ustawy o VAT. W myśl tej ustawy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są w VAT traktowane jak podatnicy. Oznacza to, że jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz coś innym przedsiębiorcom, musisz musisz stosować zasady dotyczące e-faktur i korzystania z KSeF.

KSeF a działalność nierejestrowana — czy naprawdę muszę z tego korzystać?

Gdy pierwszy raz słyszysz Krajowy System e-Faktur (KSeF), możesz pomyśleć: „Spokojnie, to pewnie dla firm. Ja tylko sprzedaję świeczki z lawendą i czasem zrobię komuś korepetycje z matmy”. Niestety, w KSeF nie ma takiego luzu. Skoro w VAT jesteś traktowany jak podatnik, to dla systemu e-faktur również wyglądasz jak ktoś, kto wystawia dokumenty sprzedaży na poważnie — nawet jeśli Twoim biurem jest kuchenny blat.

Dlatego zasada jest prosta:

Jeżeli sprzedajesz coś innemu podatnikowi (czyli firmie), to od 2026 roku Twoje faktury powinny trafiać do KSeF — niezależnie od tego, czy masz działalność, czy tylko dorabiasz po godzinach.

Nie ma tu osobnych wyjątków ani taryfy ulgowej dla początkujących. System widzi Cię jako podatnika i oczekuje e-faktury jak u każdego innego przedsiębiorcy.

Zwolnienie z VAT a KSeF — czy jeśli nie płacę VAT-u, KSeF mnie nie dotyczy?

W teorii mogłoby się wydawać, że skoro korzystasz ze zwolnienia z VAT (a w działalności nierejestrowanej korzysta z niego niemal każdy), to KSeF ominie Cię szerokim łukiem. Niestety, zwolnienie z VAT oznacza tylko tyle, że nie doliczasz podatku do swoich cen. Z punktu widzenia KSeF, zwolnienie z VAT nie ma to większego znaczenia.

Jeśli dokumentujesz sprzedaż fakturą — nawet bez VAT — to od 1 kwietnia 2026 roku musisz wystawiać ją przez KSeF, o ile trafia do innego podatnika - sprzedaż w relacji B2B.

Krótko mówiąc: brak VAT nie zwalnia z KSeF, gdy wystawiasz faktury B2B.

31 grudnia 2026 r. — ostatni moment bez KSeF-u dla najmniejszych firm

Choć KSeF 2.0 już w lutym 2026 z impetem wejdzie w życie polskich firm, ustawodawca zostawił furtkę dla mikrosprzedawców.

Do 31 grudnia 2026 r. osoby, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF — czyli nadal w PDF-ie albo nawet na papierze, jeśli ktoś naprawdę lubi styl retro.

To taki okres przejściowy dla najmniejszych - "wykluczonych cyfrowo". 1 stycznia 2027 r. ta furtka zostanie bezpowrotnie zamknięta. Wszyscy podatnicy — także Ci z działalnością nierejestrowaną — działający na rynku B2B faktury będę wystawiać tylko w KSeF.

NIP w działalności nierejestrowanej – kiedy trzeba go mieć?

W działalności nierejestrowanej na co dzień obywasz się bez wielu formalności, ale jeśli chcesz wystawić e-fakturę w KSeF, pojawia się jeden obowiązek, którego nie przeskoczysz. Mianowicie musisz mieć NIP. System po prostu nie przyjmie faktury bez tego numeru — niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy tylko dorabiasz ręcznie robionymi świeczkami na okolicznościowych jarmarkach.

Ponieważ działalność nierejestrowana nie jest wpisywana do CEIDG, NIP nie nadaje się z automatu. Trzeba go zdobyć samodzielnie, składając formularz NIP-7 — a od 2026 roku będzie można zrobić to jeszcze wygodniej przez e-Urząd Skarbowy. Procedura jest szybka i jednorazowa - raz dostajesz NIP i możesz z niego korzystać zawsze, niezależnie od tego, czy wystawiasz e-faktury, czy zgłaszasz coś w urzędzie.

Co ważne, jeśli sprzedajesz wyłącznie konsumentom, NIP do KSeF nie jest Ci potrzebny, bo KSeF dotyczy faktur między podatnikami. Ale gdy tylko wystawiasz fakturę B2B, numer NIP staje się obowiązkowy — tak samo jak sam KSeF.

Jak wystawiać e-faktury w KSeF prowadząc działalność nierejestrowaną?

Instrukcja krok po kroku: jak wystawić fakturę w KSeF w działalności nierejestrowanej?

1. Zdobądź NIP – formularz NIP-7.
2. Wybierz program do faktur obsługujący KSeF (np. aleFaktury).
3. Uwierzytelnij się w KSeF, np. profilem zaufanym.
4. Wygeneruj fakturę.
5. Wyślij fakturę do KSeF.
6. Pobierz numer KSeF i UPO KSeF.

I już. Nie zgłaszasz działalności do CEIDG, nie dopisujesz nic w urzędzie.

Czy działalność nierejestrowana musi mieć kasę fiskalną?

Wiele osób żyje w błogim przekonaniu, że skoro działalność nierejestrowana to biznes bez firmy, to kasa fiskalna na pewno ich nie dotyczy. Niestety — przepisy patrzą na to zupełnie inaczej. Jeśli działasz w branży, w której kasa fiskalna jest obowiązkowa, to musisz ją mieć, niezależnie od tego, czy mieścisz się w limicie działalności nierejestrowanej.

Co to oznacza w praktyce? Pewne rodzaje usług, np. usługi kosmetyczne, gastronomiczne nie mają zwolnienia z kasy — nawet w działalności nierejestrowanej. Z kolei kasa fiskalna = konieczność posiadania NIP, a jeśli masz NIP i wystawiasz faktury dla firm, to wchodzisz również w KSeF.

Krótko mówiąc, konieczność posiadania kasy fiskalnej wynika z rodzaju usług (branży), a nie wiąże się z formą działalności. Jeśli Twój typ sprzedaży wymaga rejestrowania na kasie, to działalność nierejestrowana nie daje tu żadnej ulgi.

Kiedy działalność nierejestrowana nie musi korzystać z KSeF?

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną i sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym (B2C), to KSeF może Cię kompletnie nie dotyczyć. Konsumenci nie wymagają e-faktur, a przepisy jasno mówią: KSeF obejmuje faktury między podatnikami, czyli sprzedaż B2B.

Oznacza to, że dopóki Twoi klienci to zwykli Kowalscy — a nie firmy — możesz spać spokojnie - żadnych e-faktur, żadnego logowania do systemu, żadnego kodu QR z KSeF-u.

Uwaga jednak: to nie znaczy, że jesteś zwolniony ze wszystkiego. Kasa fiskalna nadal może być potrzebna, jeśli działasz w branży bez zwolnień (np. kosmetyka, gastronomia). Ale sam KSeF? Omija Cię bezboleśnie, dopóki nie wystawiasz faktur dla firm. Jednakże, jeśli Ty (Twoja działalność) otrzymujesz faktury od innych firm, te dokumenty musisz pobrać z KSeF.

Podsumowanie – najważniejsze daty i obowiązki (żeby nie zgubić się w tym wszystkim)

KSeF wchodzi etapami, ale nawet działalność nierejestrowana ma tu swoje punkty kontrolne. Oto najważniejsze daty, które warto mieć zapisane na lodówce, w planerze albo chociaż na żółtej karteczce przy monitorze:

• 1 lutego 2026 – obowiązkowy KSeF dla przedsiębiorców VAT czynnych (czyli tych, którzy rozliczają VAT na co dzień).

• 1 kwietnia 2026 – KSeF obejmuje również podatników zwolnionych z VAT, w tym osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, jeśli wystawiają faktury dla firm.

• 31 grudnia 2026 – kończy się okres przejściowy dla najmniejszych sprzedawców z obrotem do 10 000 zł/mies. Po tym dniu nie ma już wystawiania faktur poza KSeF.

• 1 stycznia 2027 – KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników bez wyjątków. Nawet jeśli wystawiasz jedną fakturę B2B w roku.

W praktyce:

– sprzedajesz konsumentom → KSeF Cię nie dotyczy, – sprzedajesz firmie → od 2026 r. wchodzisz w e-faktury, niezależnie od tego, że nie masz działalności.

Q&A — najczęstsze pytania

Powyższy artykuł ma charakter informacyjny — w razie wątpliwości dotyczących Twojej sytuacji warto skonsultować się z biurem księgowym lub doradcą podatkowym.